Među različitim vrstama poslovnih komunikacija dopisivanje je važan dio uredskog života. Glavni mu je alat poznate službene bilješke, koje ovisno o sadržaju daju objašnjenja, izvještavanje itd..
Što je memorandum i zašto je potreban?
Službena zabilješka prema svojoj je namjeni informativna poruka upućena zaposlenicima svojih ili drugih odjela, upravi odjeljenja, tvrtkama, odjelima, podružnicama. Popis tema obrađenih u takvim dokumentima prilično je širok. Bilješke informišu o glavnim događajima u životu tvrtke, o provedbi trenutnog rada, vladajućim nestandardnim situacijama, sadrže pritužbe i rješenja raznih proizvodnih problema.
Glavna svrha ove vrste komunikacije - koordinacija različitih radnih pitanja u slučajevima kada je oralno rješenje iz bilo kojeg razloga nemoguće. Bilješka uprava može koristiti i za sastavljanje naloga, koji su za razliku od naloga više neformalni.
Primjer servisne napomene
Vrste i svrha bilješki
Bilješka je najpopularnija vrsta dopisa upućenih direktoru poduzeća, glavnom računovođi ili bilo kojem drugom višem zaposleniku. Glavna svrha izvješća - informiranje nadređenih o bilo kojoj situaciji, obavljanje poslova, kao i davanje preporuka za rješenje (uklanjanje) problema, itd. Memorandum, za razliku od servisne napomene, uvijek se šalje na višu vezu i ima pravnu snagu.
Najčešća vrsta bilješki izvještaja su izjave kojima se informira rukovodstvo o provedbi planova, napretku u tijeku rada itd. Rjeđe se izrađuju izvještaji koji izvještavaju o bilo kojoj neplaniranoj situaciji koja zahtijeva odgovor višeg rukovodstva. Raspon tema takvih izvještaja prilično je širok: od informacija o glavnim industrijskim aktivnostima poduzeća, do pritužbi na organizaciju radnih uvjeta i izvještaja o nepoštivanju radne i financijske discipline, službenog ponašanja itd..
Napomena - Primjer
Ispravno sastavimo bilješku
Struktura podsjetnika pretpostavlja obaveznu prisutnost takvih elemenata:
- "Caps" koji označavaju organizaciju, ime i položaj primatelja, ime i položaj nalogodavatelja.
- Tekstni blok koji se sastoji od naslova dokumenta ("Memo") i sažetka situacije, svih radnji, zahtjeva.
- Datumi i potpisi izvornika (datum, potpis i ime izvornika naznačeni su jednim redom s lijeva na desno).
Također, upisni broj može se navesti u zapisniku ako je, prema pravilima poduzeća, upisan u časopis. Važno je napomenuti da, budući da se memorandumi koriste samo unutar organizacije, prisutnost obrazaca nije preduvjet, osim ako to zahtijeva pravila poduzeća. Istovremeno, neka poduzeća imaju vlastiti logotip dizajniran posebno za službenu komunikaciju.
Kako napraviti podsjetnik?
Memorandum je u svojoj strukturi sličan službenom. Njegova je glavna razlika u primatelju: ako se informacije mogu poslati bilo kojem drugom zaposleniku u dopisu, poruka je upućena višem službeniku.
Načini popunjavanja bilješki razlikuju se ovisno o namjeni. Konkretno, interno izvješće koje se šalje menadžmentu unutar organizacije sastavlja se na isti način kao i bilješka. Razlika leži u sadržaju tekstualnog bloka koji se naziva "Napomena", sadrži iskaz suštine problema, prijedloge za njegovo otklanjanje ili opis već poduzetih mjera.No, prilikom sastavljanja vanjskog podsjetnika, koji je upućen zaposlenicima drugih organizacija, pravila su stroža:
- Dokument se sastavlja na pismu organizacije.
- Bilješka je upisana u knjigu odlaznih pisama tvrtke, dok je dodijeljeni matični broj naveden u zaglavlju bilješke. Također, nakon primitka bilješke, registrira se kao dolazni dokument u organizaciji primatelja.
- Vanjsku bilješku u pravilu potpisuje šef tvrtke ili njegov zamjenik. Prilikom slanja možda ćete trebati potpisati i voditelje drugih odjela.
- Datum sastavljanja bilješke jest datum potpisivanja i slanja..
- Ako je bilješka popraćena dokumentarnim prilozima, u tekstualnom dijelu je sastavljen popis priloženih dokumenata.
Tekst dopisa ovisi o njegovoj svrsi:
- Izvještaj treba sadržavati podatke o napretku rada, rokovima, opis trenutnih problema itd. Takvo izvješće omogućuje šefu da na vrijeme primijeti nedostatke u radu i otkloni ih.
- Zapisnik koji se informira o određenoj situaciji sastoji se od detaljnog opisa problema i prijedloga za njegovo poboljšanje (uklanjanje). U praksi se vrlo često takvi dokumenti posvećuju pritužbama zbog kršenja radne radne discipline i negativne su prirode, stoga je važno izostaviti emocionalnu komponentu u iznošenju informacija i pridržavati se suštine.
Napomena ili napomena: pa koja je razlika?
Kao što vidite, usluga i memorandum imaju mnogo zajedničkih značajki. Dakle, obje se opcije koriste za poslovnu komunikaciju, imaju sličnu strukturu dizajna. U isto vrijeme postoji niz razlika:
- Bilješka je upućena zaposlenicima različitih rangova u poduzeću, dok se memorandum sastavlja samo na adresi više razine (vlastita ili treća tvrtka).
- Bilješka je interni dokument, dok se bilješka može koristiti u vanjskoj korespondenciji s drugim pravnim osobama.
- Zapisnik, za razliku od memoranduma, nema pravnu snagu.
- Budući da se memorandum koristi interno, može se pisati na običan list papira. Po istom principu sastavlja se interno izvješće, ako se koristi interno. Istovremeno, ako se izvještaj šalje drugoj organizaciji, onda se sastavlja pomoću obrasca, registracijskog broja i drugih obaveznih elemenata službene prepiske.
