Za skeniranje dokumenata možda će biti potrebno slanje putem e-pošte ili pohranjeno u elektroničkom obliku. Zapravo, ovo je jasna fotografija u mjerilu 1: 1. Kako skenirati dokument radi daljnjeg pregleda i uređivanja na računalu? Potreban nam je skener, računalo s instaliranim softverom za prepoznavanje skeniranja i sam dokument.
Skeneri mogu biti različitih vrsta, ali imaju jedno načelo rada: fotocelica za skeniranje prolazi površinom skeniranog dokumenta, primljena slika se automatski ili na zahtjev sprema u mapu na tvrdom disku računala ili na memorijsku karticu. Skener povežemo s računalom u skladu s uputama. Najčešće se za to koristi USB sučelje. Nakon instaliranja vlasničkog softvera i programa za prepoznavanje, sve je spremno za rad. Uzimamo naš dokument, ako je potrebno, poravnamo ga (ako sadrži nekoliko stranica, a zatim ih razdvojimo ili presavijemo u snop) i otvorimo poklopac skenera..
Na površinu skenera stavljamo dokument "lice" i pritisnemo ga poklopcem. Potrebno je osigurati da se dokumenti s više stranica ne kreću pod utjecajem naslovnice, jer se u protivnom slika može pokazati neravnomjernom. Često se postavlja pitanje kako skenirati dvostrani dokument. Ako skener podržava mogućnost istodobnog skeniranja obje strane (dva elementa za skeniranje), obje će stranice biti spremljene u zasebne datoteke odgovarajućim redoslijedom. Ako je skener jednostran, tada se mogućnost praktičnog skeniranja obje stranice daje programsko: najprije neparno, a zatim neparno se pohranjuju pod imenima kako ne bi došlo do zabune prilikom gledanja.
Postupak skeniranja započinje pritiskom gumba Start na uređaju ili u upravljačkom programu. Kad fotoćelija pređe preko cijele površine, računalo će vas pitati da naznačite gdje treba spremiti konačnu datoteku i njezin format. To može biti PDF, jpeg ili druga grafika. Ako postavke omogućuju automatsko otvaranje u programu za prepoznavanje teksta, dokument će ga presresti.
Odabirom programa za skeniranje dokumenta možete obratiti pažnju na sredstva Windows, ako vlasnički softver nečim nije zadovoljan. Nakon što instalirate skener, morate pokrenuti "faksovi i skeniranje sustava Windows". Prepoznavanje teksta za pretvaranje dokumenta u Word datoteku i njegovo uređivanje provodi se u mnogim OCR programima, od kojih se većina i višenamjenska mogu smatrati ABBYY Fine Reader.
