Rad s dokumentima često je povezan s potrebom za njihovim certificiranjem. Koji su mehanizmi za to? Kako ovjeriti dokumente i njihove kopije u skladu sa zahtjevima zakonodavstva Ruske Federacije?
Ovaj problem možemo razmotriti u sljedećim aspektima:
Sadržaj članka
- Pravne metode ovjere dokumenata u Ruskoj Federaciji
- Ovjera dokumenata i njihovih kopija
- Samopotvrđivanje dokumenata
- Potvrda stranih dokumenata (onih koje je potrebno poslati u inozemstvo)
- legalizacija
- apostil
Te točke proučavamo sličnije.
Pravne metode ovjere dokumenata u Ruskoj Federaciji
Dokumenti i njihove kopije koje koriste ruski državljani i organizacije mogu biti ovjereni na sljedeće glavne načine:
- bilježnik;
- samostalno, putem osobnih i korporativnih detalja;
- upotrebom apostile i legalizacije (za dokumente formirane u inozemstvu ili namijenjene za uporabu u inozemstvu).
Proučavamo značajke svakog od njih.
Sadržaj oglašavanja ↑Ovjera dokumenata i njihovih kopija
Odgovarajuću metodu ovjere dokumenata mogu provoditi isključivo osobe koje imaju službeni status javnog ili privatnog bilježnika. Građani ili organizacije koje se prijavljuju na njih sudjeluju prilično ograničeno u postupcima vezanim za davanje dokumenata (ili njihovih kopija) potrebne pravne snage. Najčešće se svodi na osobno prisustvo osobe na recepciji javnog bilježnika kako bi se potvrdilo da se slaže s odredbama ovjerenih dokumenata.
Istodobno je korisno upoznati se s nekim kriterijima koje bi stručnjaci odgovarajućeg profila trebali slijediti u procesu davanja određenim izvorima potrebne pravne snage. Dakle, javni bilježnik nema pravo ovjeravati kopije:
- koji upućuju na to da ih ne treba kopirati;
- na kojem je pečat za potpis;
- dokumente medicinske prirode koji sadrže podatke o bolesti građana, a koje je zakonom neprihvatljivo otkrivati;
- ugovori sastavljeni u pisanom obliku i ovjereni prije toga;
- diplome bez matičnog broja i nisu pravilno ovjerene od strane obrazovne ustanove;
- izvodi s ocjenama s evidencije bez priložene diplome;
- izvori stranog podrijetla koji nisu legalizirani na utvrđeni način.
Sada ćemo proučiti kako pravilno ovjeriti dokumente pomoću osobnih ili korporativnih podataka.
do sadržaja ↑Samopotvrđivanje dokumenata
Glavni izvor zakona koji regulira neovisno ovjeravanje dokumenata od strane građana i organizacija je, zanimljivo, Uredba Predsjedništva SSSR-a br. 9779-X, donesena 4. kolovoza 1983. godine. Taj izvor zakona još uvijek vrijedi. Također se može napomenuti da je dopunjen novijim GOST-om R 6.30-2003. U slučajevima kada u regulatornim aktima koji reguliraju određenu sferu tijeka rada izričito nije navedeno da su građani ili organizacije dužni notarsko ovjeriti dokumente, možete upotrijebiti mehanizam samopotvrđivanja njihove pravne sile - u skladu s kriterijima navedenim u navedenim izvorima zakona, i ruski.
Osoba koja je u statusu pojedinca radi ovjere preslike dokumenta treba:
- napisati na listu "Istina";
- stavi potpis, transkript i datum ispod.
Preporučuje se da u tekst stavite relevantne detalje.
Ako je dokument od neke organizacije, tada se neovisna ovjera njegove kopije (od strane glave ili drugog ovlaštenog zaposlenika) provodi kao cjelina prema istim pravilima kao i za pojedince. Ali u ovom je slučaju također potrebno navesti položaj osobe koja potvrđuje pravnu valjanost izvora, kao i staviti pečat tvrtke (ako je dostupan - na primjer IP - nije obavezan).
Što ako je dokument s više stranica? Kako sami ovjeriti prošivene dokumente? Napominjemo da na razini saveznog zakona ovo pitanje nije regulirano. Postoji samo niz preporuka zabilježenih u naredbi Rosarchiv br. 76 od 23. prosinca 2009. i GOST R 51141-98, koje se odvjetnici savjetuju pridržavati..
Optimalan algoritam za ovjeru dokumenata s više stranica može izgledati ovako:
- Opisani listovi.
- Nakon toga - pričvrstite ih navojem (preporučeno) ili spenjačem.
- Zatim na mjesto gdje su stranice zašivene ili probušene metalnim nosačem, zalijepite mali papirni kvadrat.
- Na odgovarajuću naljepnicu napravite natpis „Toliko je listova ukupno u kopiji“ ili „Toliko je listova prošiveno i numerirano“.
- Ispod je potpis i pečat organizacije (ako postoji).
Postoji manje povoljna, ali i prihvatljiva opcija davanja pravne sile izvoru na više stranica - na svaki list stavite „Istina“ i dodajte sve detalje koje smo gore ispitali - potpis, transkript, datum, pečat i položaj zaposlenika koji ovjerava (za pravne osobe).
do sadržaja ↑Potvrda stranih dokumenata (onih koje je potrebno poslati u inozemstvo)
Dokumenti generirani na zadanoj teritoriji Ruske Federacije imaju pravnu snagu samo unutar zemlje. Da bi im se pružio odgovarajući status u inozemstvu, potrebno ih je legalizirati. Slično tome, ti izvori stvoreni u inozemstvu također nisu valjani u Ruskoj Federaciji dok se u vezi s njima ne provede spomenuti postupak..
Postoji standardni mehanizam za legalizaciju, ali postoji i onaj koji uključuje upotrebu apostila (poseban atribut stavljen na stranicama). Pravna snaga ovjerenih dokumenata prilikom korištenja prve metode jednaka je onoj koja se dodjeljuje izvorima u drugom postupku.
Kad god je to moguće, ruski državljani i organizacije primjenjuju apostille - njegovo je priznavanje u inozemstvu lakše zbog činjenice da je toliko država prihvatilo odgovarajuće rekvizite - one koje su potpisale Hašku konvenciju iz 1961. godine. Ali postoje zemlje koje nisu stranke ovog sporazuma. Među njima - Kanada, Kina, Brazil. Ako namjeravate poslati ili primati dokumente od tamo, morate koristiti standardni mehanizam legalizacije. Proučimo njegove specifičnosti.
do sadržaja ↑legalizacija
Ako govorimo o ruskim dokumentima koji moraju biti ovjereni za upotrebu u inozemstvu, tada se taj postupak provodi u okviru takvog algoritma:
- Prvo se kopija dokumenta ovjerava i prevodi na strani jezik - kod javnog bilježnika.
- Nakon što trebate dobiti potvrdu o detaljima javnog bilježnika u Ministarstvu pravosuđa.
- Sljedeća faza je ovjera pečata Ministarstva pravosuđa.
- Proces legalizacije dokumenta koji je Ministarstvo vanjskih poslova potvrdilo u konzulatu zemlje u kojoj se namjerava koristiti koristi dovršava postupak..
Ako je potrebno ovjeriti izvor stranog podrijetla, tada se odgovarajući postupak provodi u konzulatu Ruske Federacije, koji radi u zemlji u kojoj je formiran. To je, u pravilu, ispred faze legalizacije dokumenta u Ministarstvu vanjskih poslova određene države ili druge institucije - u skladu s nacionalnim zakonodavstvom.
do sadržaja ↑apostil
Apostille je jednostavniji od legalizacijskog alata za ovjeru ruskih dokumenata - za upotrebu u inozemstvu - stranih - kako bi im dao Rusku Federaciju pravnu snagu. To je poseban atribut (u pravilu se na list stavlja standardizirani pečat s točkama koje ispunjava ovlaštena državna agencija).
Ovjeru ruskih dokumenata pomoću apostila najčešće provode sljedeća tijela:
- Institucije Ministarstva pravde;
- matični uredi;
- Rosarchiv;
- Državni odvjetnik.
Općenito, preporučuje se da se obratite teritorijalnim tijelima Ministarstva pravde Ruske Federacije s ciljem ovjere dokumenata. Ako je ovaj ili onaj izvor izvan nadležnosti odjela, stručnjaci koji rade u njemu reći će vam gdje treba apostilirati u skladu sa zakonom.
