Kako napraviti popis dokumenata?

U toku činovničkog rada u poduzeću, možda će trebati da jedan ili drugi zaposlenik ili rukovoditelj kreira popis dokumenata. Koja su pravila za njegovo sastavljanje? Kako napraviti popis dokumenata na naj Ispravniji način?

To pitanje možemo proučavati u sljedećim aspektima:

Sadržaj članka

  • Opći zahtjevi za inventarom
  • Vrste zaliha

Krenimo od prve točke.

Opći zahtjevi za inventarom

Sastavljanje popisa dokumenata vjerojatno je postupak poznat svakom iskusnom ruskom stručnjaku za dokumente, tajniku, stručnjaku za ljudske resurse ili, na primjer, računovodstvu. Međutim, u Ruskoj Federaciji postoji vrlo malo službenih izvora zakona koji bi odredili kriterije kojih se zaposlenik treba pridržavati radeći s izvorima u odgovarajućem formatu.
U osnovi, to su odjelni pravni akti - poput, na primjer, Naredbe FMS Rusije br. 218 od 23. travnja 2013., koja sadrži metodološke preporuke za sastavljanje zapisa predmeta (možete ih pronaći ovdje - http://www.garant.ru/products / ipo / prime / doc / 70453442 / # 41). Mnoga poduzeća razvijaju interne korporativne kriterije, često različite od onih uključenih u pravne akte slične Pravilniku br. 218 (to je moguće jer se njihova pravna snaga primjenjuje samo na određene odjele).

Međutim, u praksi ruskog upravljanja dokumentima razvio se određeni skup načela i normi, kojih se zaposlenici preporučuju pridržavati se prilikom sastavljanja popisa izvora. Oni se u velikoj mjeri temelje na dokumentu koji je poznat kao "Temeljna pravila za rad arhiva organizacija". Odobreno je od strane Saveznog arhiva 6. veljače 2002. Ovdje se možete upoznati s kriterijima za sastavljanje zaliha - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Ovaj izvor nije prirode zakona, ali je aktivno uključen u praksu. Njegove se odredbe često dopunjuju preporukama stručnjaka za upravljanje dokumentima. Neki pravnici, usput, skup relevantnih standarda smatraju živopisnim primjerom poslovnog običaja..

Kako napraviti popis dokumenata u skladu s navedenim izvorom koji je odobrio Rosarchive, kao i praktičnim preporukama stručnjaka? Preporučljivo je držati se gornjeg algoritma:

oglas
  • dokument bi trebao biti izveden na pismu (ako jedan nedostaje, potrebno je da na stranici bude prikazano barem naziv tvrtke);
  • stranica inventara trebala bi imati naslov koji odražava specifičnosti dokumenata koji su uključeni u odgovarajući popis;
  • podaci o izvorima koji su uneseni u popis moraju biti izrađeni u obliku tablice (u njezinoj strukturi moraju biti najmanje stupci kao što su serijski broj, naslov dokumenta i broj listova, a po potrebi i rokovi, rok trajanja, bilješke);
  • ispod tablice trebaju biti prikazani podaci o broju pojedinačnih dokumenata ili skupina onih (na primjer, slučajeva) koji su upisani u popis;
  • odgovarajući list s popisom izvora treba ovjeriti potpisima direktora tvrtke, kao i stručnjacima odgovornim za ispravnost njegove pripreme, na primjer, voditeljem odjela za osoblje;
  • potrebno je utvrditi datum popisa;
  • dopuštenost pričvršćivanja slova slova (koja sadrži slovo s desne strane znamenke serijskog broja koja odgovara prethodnom dokumentu na popisu - ako je nemoguće odrediti stvarni serijski broj trenutnog izvora) treba dogovoriti s višim strukturama - na primjer, ako govorimo o protoku dokumenata u vladin odjel.

Popis mora biti izdan u 2 primjerka. Prvi, u svakom slučaju, ostaje u arhivi tvrtke, drugi se, ako je potrebno, šalje drugim organizacijama - partnerskim organizacijama koje provjeravaju ili su na drugi način zainteresirane za provjeru odgovarajućeg popisa dokumenata..

do sadržaja ↑

Vrste zaliha

Dakle, istražili smo teorijski aspekt sastavljanja zaliha. Sada ćemo proučiti neke praktične primjere stvaranja dokumenata..

U praksi ruskog uredskog rada možemo uvjetno razlikovati 3 vrste zaliha:

  • prateće (koristi se prilikom prijenosa dokumenata iz jedne organizacije u drugu);
  • interni (uključuje detaljne podatke o dokumentima objedinjenim u skupinu - na primjer, u jednom slučaju);
  • arhivski (uključuje prijenos skupa dokumenata ili njihovih skupina - kao opcija, slučajeve - u arhivu organizacije).

Proučimo njihove specifičnosti.

Uzorak ispunjenog pratećeg popisa može izgledati ovako:

Dokument koji se razmatra tako dopunjuje izvore koje poslodavac šalje FIU-u i uključuje podatke o iznosima uplata, nagrada i doprinosa.

Oblik internog inventara može izgledati ovako:

Očekuje se da će pružiti detaljne informacije o svakom dokumentu koji je uključen u skupinu izvora koji su iz nekog razloga kombinirani.

Oblik arhivskog inventara može izgledati ovako:

U principu, njegova struktura može biti vrlo slična onoj koja karakterizira unutarnji popis. Međutim, u pravilu je dopušteno uključivanje skupina izvora, na primjer, slučajeva, u dokument koji se razmatra. Interni popis zauzvrat pretpostavlja konačne specifikacije dokumenata.

Kategorija